Geld jetzt, Arbeit später: Jahresmitgliedschaften in der Buchhaltung erfassen

Der Januar war dein bisher bester Monat. Vierzig Menschen entschieden sich für die Jahresoption, der Kontostand schnellte nach oben, und zwei Wochen lang hattest du das Gefühl, ein richtiges Unternehmen zu führen. Dann kommt der März, der Kontostand bleibt unverändert, und die Mitglieder sind immer noch da und erwarten Beiträge. Nichts ist schiefgelaufen. Du wurdest im Voraus für Arbeit bezahlt, die du noch nicht erledigt hast, und die Diskrepanz zwischen Geld und Aufwand musst du nun weitere neun Monate lang verwalten.

Warum der gute Monat der gefährliche ist

Eine Jahreszahlung ist kein größerer Verkauf. Es sind zwölf kleinere Verkäufe, die im Voraus kassiert werden und mit einem Versprechen verbunden sind. Dieses Versprechen kann dein Kontostand nicht abbilden. Wenn du einen Geldsegen im Januar so ausgibst, als wären es Einnahmen des Januars, hast du dir stillschweigend Geld aus jedem Monat bis Dezember geliehen. Zurückgezahlt wird der Kredit nicht in Form einer Rechnung, sondern durch Arbeit.

Ein zweiter Effekt holt viele später ein. Jahresmitglieder verlängern alle gleichzeitig, am Jahrestag deines Starts. So entsteht ein enormer Monat und elf gewöhnliche Monate. Dadurch lässt sich nur schwer erkennen, ob die Mitgliedschaft tatsächlich wächst. Die monatliche Abrechnung verteilt dieses Signal. Die jährliche Abrechnung konzentriert es auf einen einzigen Tag, der darüber entscheidet, wie du das ganze Jahr beurteilst.

Die wirklich schwierige Frage lautet, nach welcher Grundlage du buchen solltest. Viele kleine Unternehmen von Kreativen arbeiten auf Einnahmenbasis: Geld zählt, sobald es eingeht. Das ist einfach und oft vollkommen angemessen. Andere müssen oder wollen Einnahmen über den Zeitraum erfassen, auf den sie sich beziehen. Dann kommt der Begriff der abgegrenzten Umsätze ins Spiel. Was auf dich zutrifft, hängt von deinem Land, deiner Rechtsform und deinem Umsatz ab. Das ist eine Frage für eine Steuerberatung, nicht für das Internet.

Jahresmitgliedschaften manuell verwalten oder über die Plattform

Viele Kreative verkaufen eine Jahresmitgliedschaft als einmalige Zahlung und verfolgen den Zugriff anschließend in einer Tabelle. Verlängerungen müssen sie sich manuell merken und nachverfolgen. Bei zwölf Mitgliedern funktioniert das, bei sechzig bricht es zusammen. Mitgliedschaften auf store.fan übernehmen den Abrechnungszyklus. Für dich bleibt nur die buchhalterische Entscheidung.

Eine Methode, die auch im zweiten Jahr funktioniert

Du brauchst keine Buchhaltungssoftware, um das gut zu bewältigen. Du brauchst ein zusätzliches Tabellenblatt und die Gewohnheit, es zu aktualisieren, wenn jemand den Jahrestarif abschließt.

1. 1Entscheide gemeinsam mit einer Steuerberatung, ob du Mitgliedschaftseinnahmen bei Eingang erfasst oder über die Laufzeit verteilst. Schreibe diese Entscheidung oben in dein Buch.
2. 2Führe eine einfache Tabelle für Jahreslaufzeiten mit drei Spalten: Mitglied, Startdatum, Enddatum.
3. 3Wenn du Einnahmen verteilst, füge eine vierte Spalte hinzu, in der du die Zahlung durch zwölf teilst, und übertrage diesen Betrag in jeden Monat.
4. 4Lade am Ende jedes Monats den Kundenexport als CSV herunter. So hast du einen festen Nachweis darüber, wer aktiv war, statt dich auf die heutige Liste zu verlassen, wenn du den vergangenen März nachvollziehen willst.
5. 5Setze den Preis der Jahresoption als echten Rabatt auf zwölf Monate fest, nicht als bloße Rundung. So erkennen Mitglieder den Grund für die Option, und du kannst den Unterschied in deinen Büchern erklären.
6. 6Trage die Häufung der Verlängerungen zwei Wochen im Voraus in den Kalender ein und veröffentliche vorher etwas Substanzielles im Community-Feed.
7. 7Lege von jedem größeren Zahlungseingang aus Jahresmitgliedschaften eine kleine Reserve zurück, denn die Arbeit, die er abdeckt, liegt noch vor dir.

Ein Beispiel mit gewöhnlichen Zahlen

Nehmen wir an, die Mitgliedschaft kostet monatlich £9 oder jährlich £90, und dreißig Personen entscheiden sich in einer Startwoche für die Jahresoption. Das sind £2,700 Einnahmen, abzüglich der Bearbeitungsgebühren von Stripe. Auf Einnahmenbasis enthalten deine Januar-Einnahmen die gesamten £2,700. Wenn du den Betrag verteilst, gehören £225 zum Januar, während £2,475 als Verpflichtung für die nächsten elf Monate stehen bleiben. Gleiches Geld, gleiche Mitglieder, zwei sehr unterschiedliche Bilder davon, wie das Jahr läuft.

Das zweite Bild ist für Entscheidungen meist nützlicher, selbst wenn du das erste für deine Steuererklärung verwendest. Es zeigt dir, dass deine tatsächlichen monatlichen Mitgliedschaftseinnahmen £225 betragen, nicht £2,700. Die Entscheidung für eine bezahlte Assistenzkraft solltest du also an £225 messen. Nichts daran ist eine Prognose darüber, was du verkaufen wirst. Es ist die Rechnung für einen hypothetischen Start, dargestellt, weil die Struktur wichtiger ist als die Größe.

Der häufigste Fehler

Den Startmonat als neuen Normalzustand zu behandeln. Eine erste Jahresgruppe erzeugt eine Zahl, die sich zwölf Monate lang nicht wiederholen wird. Trotzdem erhöhen Kreative regelmäßig ihre Kosten, um sie an diese Zahl anzupassen. Der damit verbundene Fehler besteht darin, nicht zu wissen, wann die Laufzeiten enden. Dann kommt die Verlängerungswelle unangekündigt, zusammen mit einigen Menschen, die vergessen haben, dass sie ein Abonnement abgeschlossen hatten. Beides lässt sich mit demselben langweiligen Tabellenblatt lösen: Mitglied, Start, Ende. Fünfzehn Minuten Vorbereitung, und das zweite Jahr ist keine Überraschung mehr.

Die jährliche Abrechnung ist ein gutes Angebot und zugleich etwas anspruchsvoller. Sie belohnt das Mitglied, stabilisiert dein Jahr und verlangt von dir, ein Versprechen lange zu halten, nachdem sich das Geld nicht mehr neu anfühlt. Entscheide einmal über die buchhalterische Behandlung, führe deine Tabelle zu den Laufzeiten und aus dem Januar-Anstieg wird ein Plan statt einer Stimmung. Die technischen Details findest du auf der Seite zu Mitgliedschaften, die Kosten der einzelnen Tarife auf der Seite Preise.