Geld nu, werk later: jaarlijkse lidmaatschapsfacturatie boekhouden

Januari was je beste maand ooit. Veertig mensen kozen voor de jaaroptie, je saldo schoot omhoog en twee weken lang voelde je je een bedrijf. Dan breekt maart aan, staat je saldo stil en zijn je leden er nog steeds, in afwachting van nieuwe posts. Er is niets misgegaan. Je bent vooraf betaald voor werk dat je nog niet hebt gedaan, en het verschil tussen het geld en de inspanning is nu nog negen maanden lang jouw verantwoordelijkheid.

Waarom die goede maand de gevaarlijke is

Een jaarlijkse betaling is geen grotere verkoop. Het zijn twaalf kleinere verkopen die vooraf worden geïnd, met een belofte eraan verbonden. Die belofte kan je banksaldo niet zien. Als je een meevaller in januari uitgeeft alsof het de inkomsten van januari zijn, heb je stilletjes geleend van elke maand tot en met december. De lening moet je terugbetalen in de vorm van werk, niet van een rekening.

Er is nog een effect dat mensen pas later merken. Jaarlijkse leden verlengen allemaal tegelijk, op de verjaardag van het moment waarop je bent gestart. Dat levert één enorme maand en elf gewone maanden op, waardoor het lastig wordt om te zien of je lidmaatschap werkelijk groeit. Maandelijkse facturatie spreidt dat signaal uit. Jaarlijkse facturatie concentreert het in één dag die bepaalt hoe je over het hele jaar denkt.

De echt lastige vraag is volgens welke basis je moet boekhouden. Veel kleine bedrijven van makers gebruiken kasboekhouding, waarbij geld telt zodra het binnenkomt. Dat is eenvoudig en vaak volledig passend. Andere bedrijven moeten of kiezen ervoor om inkomsten te erkennen over de periode waarop ze betrekking hebben. Dan komt uitgestelde omzet in beeld. Wat voor jou geldt, hangt af van je land, je rechtsvorm en je omzet. Dat is een vraag voor een accountant, niet voor het internet.

Jaarlijkse lidmaatschappen handmatig beheren versus op het platform

Veel makers verkopen een jaarlijks lidmaatschap als een eenmalige betaling en houden vervolgens in een spreadsheet bij wie toegang heeft, terwijl ze verlengingen handmatig proberen op te volgen. Dat werkt voor twaalf leden en stort in bij zestig. Lidmaatschappen op store.fan regelen de facturatiecyclus, zodat voor jou alleen de boekhoudkundige keuze overblijft.

Een methode die ook in het tweede jaar werkt

Je hebt geen boekhoudsoftware nodig om dit goed te regelen. Je hebt één extra werkblad nodig en de gewoonte om het bij te werken wanneer iemand zich aanmeldt voor het jaarplan.

1. 1Beslis samen met een accountant of je lidmaatschapsinkomsten boekt bij ontvangst of spreidt over de looptijd, en schrijf die beslissing bovenaan je grootboek.
2. 2Houd een eenvoudig overzicht van jaartermijnen bij met drie kolommen: lid, startdatum, einddatum.
3. 3Als je inkomsten spreidt, voeg dan een vierde kolom toe waarin je de betaling door twaalf deelt, en neem dat bedrag in elke maand op.
4. 4Download aan het einde van elke maand de CSV-export van je klanten, zodat je een vast overzicht hebt van wie actief was. Vertrouw niet op de lijst van vandaag om afgelopen maart te beschrijven.
5. 5Prijs de jaaroptie als een echte korting op twaalf maanden, niet als een afronding. Zo zien leden waarom de optie bestaat en kun je het verschil in je boeken uitleggen.
6. 6Zet de groep verlengingen twee weken van tevoren in je agenda en plaats een inhoudelijke bijdrage in de communityfeed voordat die datum aanbreekt.
7. 7Houd een kleine reserve apart van elke grote jaarlijkse ontvangst, want het werk waarvoor die betaling staat, moet je nog doen.

Een uitgewerkt voorbeeld met gewone bedragen

Stel dat het lidmaatschap £9 per maand of £90 per jaar kost en dertig mensen tijdens één lanceringsweek voor de jaaroptie kiezen. Dan komt er £2,700 binnen, minus de verwerkingskosten van Stripe. Op kasbasis omvat je inkomen in januari de volledige £2,700. Als je het bedrag spreidt, hoort £225 bij januari en staat £2,475 als verplichting open om in de resterende elf maanden te worden verdiend. Hetzelfde geld, dezelfde leden, twee totaal verschillende beelden van hoe het jaar verloopt.

Het tweede beeld is meestal nuttiger voor beslissingen, ook als je het eerste beeld indient. Het laat zien dat je werkelijke maandelijkse inkomsten uit lidmaatschappen £225 bedragen, niet £2,700, en dat je de beslissing om een betaalde assistent aan te nemen dus moet afzetten tegen £225. Dit voorspelt niet wat je zult verkopen. Het is rekenwerk op basis van een hypothetische lancering, omdat de vorm belangrijker is dan de omvang.

De fout die de meeste mensen maken

De lanceringsmaand behandelen als het nieuwe normaal. Een eerste jaarlijkse groep levert een bedrag op dat twaalf maanden lang niet terugkomt, en makers verhogen vervolgens vaak hun kosten om erbij aan te sluiten. De verwante fout is niet weten wanneer de termijnen eindigen, waardoor de verlengingsgolf onaangekondigd komt, samen met een paar mensen die vergeten waren dat ze zich hadden ingeschreven. Beide problemen los je op met hetzelfde saaie werkblad: lid, start, einde. Vijftien minuten instellen en het tweede jaar komt niet meer als een verrassing.

Jaarlijkse facturatie is een goed aanbod en vraagt iets meer van je. Het beloont het lid, stabiliseert je jaar en vraagt je om een belofte na te komen lang nadat het geld niet meer nieuw voelt. Bepaal de boekhoudkundige verwerking één keer, houd het overzicht van de termijnen bij en de piek in januari wordt een plan in plaats van een stemming. De werking staat op de lidmaatschapspagina, en wat elk niveau kost staat bij pricing.