Incassi subito, lavoro dopo: la contabilità degli abbonamenti annuali

Gennaio è stato il mese migliore di sempre. Quaranta persone hanno scelto l'opzione annuale, il saldo è aumentato e per due settimane ti sei sentito un'azienda. Poi arriva marzo, il saldo è fermo e gli iscritti sono ancora lì ad aspettarsi nuovi post. Non è andato storto nulla. Ti hanno pagato in anticipo per un lavoro che non hai ancora svolto, e ora spetta a te gestire per altri nove mesi la differenza tra il denaro e il lavoro.

Perché il mese migliore è quello più rischioso

Un pagamento annuale non è una vendita più grande. Sono dodici vendite più piccole incassate in anticipo, con una promessa annessa. È proprio quella promessa che il tuo saldo bancario non può vedere. Se spendi l'entrata straordinaria di gennaio come se fosse il guadagno di gennaio, hai preso in prestito, senza accorgertene, qualcosa da ogni mese fino a dicembre, e il prestito verrà restituito sotto forma di lavoro anziché di una fattura.

C'è un secondo effetto che si fa sentire più avanti. Gli iscritti annuali rinnovano tutti insieme, nell'anniversario del giorno in cui hai lanciato l'abbonamento. Il risultato è un mese enorme e undici mesi ordinari, il che rende molto difficile capire se l'abbonamento stia davvero crescendo. La fatturazione mensile distribuisce questo segnale nel tempo. Quella annuale lo concentra in un solo giorno, che finisce per influenzare il tuo giudizio sull'intero anno.

La domanda davvero difficile è quale criterio contabile dovresti adottare. Molte piccole attività di creator usano il criterio di cassa, secondo cui il denaro conta quando arriva: è semplice e spesso del tutto appropriato. Altre sono tenute a riconoscere i ricavi, oppure scelgono di farlo, lungo il periodo a cui si riferiscono; è qui che entra in gioco il ricavo differito. Quale criterio si applichi a te dipende dal tuo Paese, dalla tua forma giuridica e dal tuo fatturato: è una domanda da rivolgere a un commercialista, non a internet.

Gestire gli abbonamenti annuali a mano o sulla piattaforma

Molti creator vendono un abbonamento annuale come pagamento una tantum e poi gestiscono gli accessi in un foglio di calcolo, ricordandosi di contattare manualmente le persone al momento del rinnovo. Funziona con dodici iscritti e crolla con sessanta. Gli abbonamenti su store.fan gestiscono il ciclo di fatturazione, lasciandoti solo la decisione contabile.

Un metodo che regge anche il secondo anno

Non ti serve un software di contabilità per gestire bene questa situazione. Ti serve un foglio aggiuntivo e l'abitudine di aggiornarlo ogni volta che qualcuno si iscrive al piano annuale.

1. 1Decidi insieme a un commercialista se registrerai i ricavi degli abbonamenti quando arrivano o se li distribuirai lungo il periodo, e scrivi la decisione in cima al tuo registro.
2. 2Tieni un semplice foglio dei periodi annuali con tre colonne: iscritto, data di inizio, data di fine.
3. 3Se distribuisci i ricavi, aggiungi una quarta colonna dividendo il pagamento per dodici e riporta quella cifra in ogni mese.
4. 4Scarica l'esportazione CSV dei clienti alla fine di ogni mese, così avrai un registro fisso di chi era attivo, invece di affidarti all'elenco di oggi per descrivere la situazione dello scorso marzo.
5. 5Stabilisci per l'opzione annuale uno sconto reale rispetto a dodici mesi, non un semplice arrotondamento, così gli iscritti capiscono perché esiste e tu puoi spiegare la differenza nei tuoi registri.
6. 6Segnati in agenda il periodo dei rinnovi con due settimane di anticipo e pubblica qualcosa di sostanzioso nel feed della community prima che arrivi.
7. 7Metti da parte una piccola riserva da ogni grande incasso annuale, perché il lavoro a cui serve coprire i costi deve ancora essere svolto.

Un esempio pratico con numeri ordinari

Supponiamo che l'abbonamento costi £9 al mese o £90 all'anno e che trenta persone scelgano l'opzione annuale durante la stessa settimana di lancio. Sono £2,700 incassate, al netto dei costi di elaborazione di Stripe. Con il criterio di cassa, il tuo ricavo di gennaio include l'intero importo di £2,700. Con il criterio della distribuzione, £225 appartengono a gennaio e £2,475 restano un'obbligazione da maturare nei successivi undici mesi. Stessi soldi, stessi iscritti, due immagini molto diverse dell'andamento dell'anno.

La seconda immagine è di solito più utile per prendere decisioni, anche quando la prima è quella che riporti nella dichiarazione. Ti dice che il tuo ricavo mensile effettivo dagli abbonamenti è £225, non £2,700, e che la decisione di assumere un assistente retribuito va valutata rispetto a £225. Qui non si sta prevedendo quanto venderai: è un calcolo su un lancio ipotetico, mostrato perché conta più la forma dell'importo.

L'errore più comune

Trattare il mese del lancio come la nuova normalità. Il primo gruppo di iscritti annuali produce un numero che non si ripeterà per dodici mesi, e i creator spesso reagiscono aumentando i costi per adeguarli a quel numero. L'errore collegato è non sapere quando terminano i periodi, così l'ondata dei rinnovi arriva senza preavviso insieme ad alcune persone che avevano dimenticato di essersi iscritte. Entrambi i problemi si risolvono con lo stesso foglio poco entusiasmante: iscritto, inizio, fine. Quindici minuti di preparazione e il secondo anno smette di essere una sorpresa.

La fatturazione annuale è un'offerta valida e leggermente impegnativa. Premia l'iscritto, stabilizza il tuo anno e ti chiede di mantenere una promessa molto tempo dopo che il denaro ha smesso di sembrare una novità. Decidi una volta per tutte il trattamento contabile, conserva il foglio dei periodi e il picco di gennaio diventerà un piano invece di uno stato d'animo. I dettagli pratici sono nella pagina degli abbonamenti, mentre il costo di ogni piano è indicato nella pagina dei prezzi.